Как рассчитать
себестоимость рейса

Рейс совершен, билеты проданы, автобус вернулся в парк. А прибыль не видна. Знакомая картина для многих перевозчиков. Причина проста. Себестоимость рейса часто считают только по топливу и зарплате.

В этой статье мы разберем, как рассчитать себестоимость рейса и понять, приносит ли он прибыль. Покажем формулу, пример на цифрах, пошаговый алгоритм и типичные ошибки. Расчет подойдет владельцам частных автопарков и руководителям муниципальных АТП.

Себестоимость рейса зависит от цели расчета. Одну цифру нельзя использовать для всех задач.

Ниже мы покажем полный расчет рейса, а затем переход к тарифу.

Чтобы понять, что входит в себестоимость перевозки, разделите расходы на три группы. Переменные расходы изменяются в зависимости от объема транспортной работы. Это пробег, количество рейсов, пассажиропоток и другие факторы. Постоянные расходы есть, даже когда автобус стоит в парке. Смешанные зависят и от времени, и от объема работы. Затраты на перевозку всех групп попадают в расчет.

Из этого складывается себестоимость перевозки. Зарплата водителя часто относится к смешанным затратам. Оклад и выплаты за время работы связаны с отработанными часами. Премии, доплаты за рейсы или километраж зависят от объема транспортной работы.

Страховые взносы нужно учитывать по тарифу, который применяет работодатель. Для общего тарифа в 2026 году ставка составляет 30% в пределах предельной базы и 15,1% с выплат сверх нее. Для некоторых категорий работодателей действуют пониженные тарифы.

Расчет строится на фактических данных.

Топливо зачастую занимает самую большую долю переменных затрат. Поэтому расчет расхода топлива на рейс стоит делать первым.

Если повышающий коэффициент не применяется, значение надбавки принимают равным 0%.

Для нормативного расчета используют норму расхода топлива, установленную для конкретного автомобиля, и применимые положения методических рекомендаций Минтранса. Надбавки применяют зимой, в горной местности и в городе с частыми остановками. Фактический расход стоит регулярно сопоставлять с нормативным по данным заправок и пробегу.

Полезен и контрольный замер. Залейте полный бак, проедьте маршрут, снова залейте бак и сравните цифры. Расчет расхода топлива на 100 км по замеру прост. Делим литры, которые залили в бак, на пробег и умножаем на 100. Чтобы получить расход топлива на 1 км, разделите значение в л/100 км на 100. Например, 30 л/100 км равны 0,3 л/км.

На рейс протяженностью 220 км нужно 66 литров топлива. Умножаем объем на цену литра и получаем стоимость топлива на рейс. При цене 70 ₽ за литр это 4 620 ₽.

Общая формула себестоимости рейса выглядит так.

Постоянные расходы можно распределять по рейсам, машино-часам, километражу или другой базе. В упрощенном примере мы распределим их поровну между 30 рейсами.

В управленческом учете базу лучше выбирать с учетом продолжительности работы автобуса и особенностей маршрута. Автобус, занятый 2 часа, и автобус, занятый 8 часов, не должны нести одинаковую долю лизинга.

Для километра нужна своя формула.

Возьмем условный пример. Автобус работает на пригородном маршруте. Рейс туда и обратно занимает 6 часов. С пассажирами автобус проезжает 200 км. Еще 20 км приходится на пробег от парка до начала маршрута и обратно. Общий пробег равен 220 км. Автобус делает 30 рейсов в месяц. Цены условные, можете подставить свои.

Мы получили себестоимость рейса 17 447 ₽.
Теперь выполним расчет себестоимости 1 км. Делим 17 447 ₽ на общий пробег 220 км и получаем 79,30 ₽. Это себестоимость фактического километра. Она показывает затраты на 1 км перевозки в среднем по рейсу.

Для расчета учитывайте весь фактический пробег автобуса. В него входят расстояния между парком и началом маршрута, возврат в парк и другие перемещения, которые не создают пассажирскую выручку. В управленческом учете такой пробег важно выделять отдельно, поскольку он увеличивает себестоимость перевозки, но не формирует выручку. Такой пробег называют порожним или непроизводительным.

Как рассчитать порожний пробег, показывает простая формула. Она же дает процент порожнего пробега.

В нашем примере 20 км делим на 220 км и получаем 9,1%. Эта доля километров не приносит денег. Расчет порожнего пробега лучше делать по данным ГЛОНАСС, а не по путевым листам.
Теперь разберем, как учитывать порожний пробег в анализе. Для этого считают себестоимость платного километра. Делим себестоимость рейса на километры, которые создают выручку.

17 447 ₽ делим на 200 км и получаем 87,24 ₽. Это управленческий показатель. Он показывает, какую нагрузку на тариф создает пробег без выручки. Разница с 79,30 ₽ составляет 7,94 ₽ на каждом платном километре. Сам тариф можно рассчитывать и другими способами.

Учет холостого пробега помогает и в другом. Вы видите, где автобус ездит впустую. Иногда достаточно сменить место стоянки или время выезда.

Простоем называют время, когда автобус стоит в наряде и не зарабатывает. Задержка на конечной остановке, ожидание, ремонт в рейсе. Во время простоя топливо может расходоваться, если двигатель работает., А постоянные расходы продолжают копиться вне зависимости от того, работает он или нет.

В упрощенном примере оценим стоимость простоя только через постоянные расходы. Они равны 6 767 ₽ на рейс (лизинг 4 000 ₽, страхование 667 ₽, налоги 100 ₽, накладные 2 000 ₽). Рейс длится 6 часов. Получается около 1 130 ₽ за час.

На полтора часа простоя приходится примерно 1 700 ₽ постоянных расходов. В полном расчете можно добавить зарплату водителя и другие затраты, связанные со временем. Поэтому 1 130 ₽ не стоит считать универсальной стоимостью часа простоя. При этом постоянные расходы нельзя учитывать повторно: они уже включены в себестоимость рейса.

Себестоимость отвечает на вопрос, сколько стоит рейс. Следующий вопрос в том, как рассчитать тариф на перевозку пассажиров, чтобы рейс окупался.

Допустим в автобусе 40 мест, а оборотный рейс состоит из двух направлений. Для выручки считаем оплаченные поездки за весь оборотный рейс, а не пассажиров, которые находятся в салоне одновременно. Например, 30 поездок в одну сторону и 30 в обратную дают 60 оплаченных поездок. Билет стоит 450 ₽. Посмотрим, как прибыль от перевозки зависит от загрузки.

Для оценки рентабельности перевозки в этом примере используем маржинальность по выручке.

Для оценки рентабельности перевозки в этом примере используем маржинальность по выручке.

17 447 ₽ делим на 450 ₽ и получаем 38,77. Рейс окупается примерно при 39 оплаченных поездках. Это около 49% от условного максимума в 80 пассажирских поездок за два направления при полной посадке на каждом направлении. Расчет упрощенный. Он предполагает, что себестоимость рейса не меняется при изменении числа пассажиров.

Для руководителя полезен еще один показатель. Это выручка на платный километр.

При 60 оплаченных поездках получаем 27 000 ₽ / 200 км = 135 ₽ за километр. Себестоимость платного километра равна 87,24 ₽. Разница составляет 47,76 ₽ на каждый платный километр. При 40 поездках выручка на платный километр равна 90 ₽, а разница с себестоимостью всего 2,76 ₽.

Пассажиры и оплаченные поездки не одно и то же. Один человек может заплатить дважды, туда и обратно. Поэтому в расчете мы считаем поездки.

Минимальная цена одной поездки для безубыточности при 60 оплаченных поездках составляет 17 447 ₽ / 60 = 290,78 ₽, то есть 291 ₽. Ниже этой цены рейс идет в убыток. Если плановая прибыль равна 3 500 ₽, тариф вырастет до 349 ₽. Так вы определяете, как установить цену на перевозку, исходя из своих цифр.

Для регулярного расчета удобно держать под рукой один алгоритм:

Из-за этих ошибок перевозчик зачастую занижает себестоимость и берет заказы, которые приносят убыток.

Расходы рейса видны в документах. Топливо, ремонт, лизинг. С доходами сложнее. Данные об оплатах и фактическом количестве пассажиров могут расходиться. Поэтому руководителю важно иметь возможность сопоставлять показатели учета с фактической загрузкой автобуса.

Если фактическое число оплаченных поездок отличается от данных, которые попадают в учетную систему, руководителю важно найти причину расхождения.

Здесь помогает RDetector. Он не просто считает пассажиров. Система объединяет подсчет с помощью ИИ, видеонаблюдение по требованиям законодательства и диспетчеризацию автобусного парка. Она помогает управлять транспортом на основе данных.

Система автоматически считает входящих и выходящих пассажиров по видео. Заявленная точность подсчета выше 99%. В личном кабинете можно открыть любой фрагмент и сверить цифру с видеозаписью.

Что RDetector дает при расчете рейса:

• Вы видите фактическую загрузку каждого рейса и сопоставляете ее с данными об оплатах. Вы сверяете выручку, собранную водителями, с данными видеоподсчета.
• Вы анализируете загрузку по остановкам и времени суток и меняете расписание и маршрутную сетку.
• Система интегрируется с валидаторами и 1С. Цифры не нужно переносить вручную.